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Übersicht Aufbewahrungsfristen im Zusammenhang mit der Personalakte

Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für die unterschiedlichen Dokumente, die sich in einer Personalakte befinden, gibt es nicht. Grundsätzlich gilt für Unterlagen aus denen ein arbeitsrechtlicher Anspruch geltend gemacht werden kann, eine Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren.


Maßgeblich ist hier die in §195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.

Was?

Wie lange ist aufzubewahren?

Ab wann läuft die Frist?

Wo ist es geregelt?

Bewerbungsunterlagen

​Max. 6 Monate, außer es liegt eine Einwilligung des Bewerbers für eine längere Aufbewahrung vor

​Zeitpunkt der Nicht-Einstellung: bei Einstellung werden die Daten Teil der Personalakte

​Art. 15 Abs.4 AGG i.V.m.

§ 61b Abs. 3 ArbGG

Dokumente bzgl. Unfallversicherung

Mindestens 5 Jahre

Aufzeichnungserstellung

§165 Abs. 4 SGB VII

Lohnunterlagen (auch z.B. Reise-, Fahrtkostenabrechnung)

6 Jahre

Jahreswechsel

§41 Abs. 1 Satz 9 EstG

Steuerrelevante Dokumente/Handelsbriefe

6 Jahre

Jahreswechsel

§257 Abs. 1 & Abs. 4 HGB,

§ 147 Abs. 1 & Abs. 4 AO

Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge

30 Jahre

Nach Ablauf der letzten Lohnzahlung

​§18 BetrAVG

Arbeitszeitaufzeichnungen

2 Jahre

Beginnend ab dem Zeitpunkt der für Aufzeichnungen maßgeblich ist

§16 ArbZG

Arbeitszeugnisse

3 Jahre

Nach Ausscheiden des Mitarbeiters

§195 BGB

Unterlagen zum Mutterschutz

​2 Jahre

​Nach der letzten Eintragung

§27 Abs. 5 MuSchG

Quelle: Datenschutz-Praxis Ausgabe April 2023

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