Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für die unterschiedlichen Dokumente, die sich in einer Personalakte befinden, gibt es nicht. Grundsätzlich gilt für Unterlagen aus denen ein arbeitsrechtlicher Anspruch geltend gemacht werden kann, eine Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren.
Maßgeblich ist hier die in §195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.
Was? | Wie lange ist aufzubewahren? | ​Ab wann läuft die Frist? | Wo ist es geregelt? |
Bewerbungsunterlagen | ​Max. 6 Monate, außer es liegt eine Einwilligung des Bewerbers für eine längere Aufbewahrung vor | ​Zeitpunkt der Nicht-Einstellung: bei Einstellung werden die Daten Teil der Personalakte | ​Art. 15 Abs.4 AGG i.V.m. § 61b Abs. 3 ArbGG |
Dokumente bzgl. Unfallversicherung | Mindestens 5 Jahre | Aufzeichnungserstellung | §165 Abs. 4 SGB VII |
Lohnunterlagen (auch z.B. Reise-, Fahrtkostenabrechnung) | 6 Jahre | Jahreswechsel | §41 Abs. 1 Satz 9 EstG |
Steuerrelevante Dokumente/Handelsbriefe | 6 Jahre | Jahreswechsel | §257 Abs. 1 & Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 1 & Abs. 4 AO |
Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge | 30 Jahre | Nach Ablauf der letzten Lohnzahlung | ​§18 BetrAVG |
Arbeitszeitaufzeichnungen | 2 Jahre | Beginnend ab dem Zeitpunkt der für Aufzeichnungen maßgeblich ist | §16 ArbZG |
Arbeitszeugnisse | 3 Jahre | Nach Ausscheiden des Mitarbeiters | §195 BGB |
Unterlagen zum Mutterschutz | ​2 Jahre | ​Nach der letzten Eintragung | §27 Abs. 5 MuSchG |
Quelle: Datenschutz-Praxis Ausgabe April 2023